II. Relación con Terceros

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1. Introducción a la Relación con Terceros

Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones en la organización. Hay tres tipos de terceros, están: los clientes, los empleados y los proveedores. Adempiere le permite a un tercero pertenecer a más de un tipo, por ejemplo un empleado puede ser cliente de la compañía. Desde el menú de Adempiere se encuentra el árbol de Relación con terceros->Reglas de tercero->Tercero. De aquí se despliega la ventana que se muestra en la figura 1.

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                                      Figura 1. Menú Terceros


1.1. Terceros

En la ventana Terceros se configura la información de los terceros, en la figura 1 se muestra esta ventana, la cual está distribuida como sigue:

En la parte superior se define la operación y el nombre del socio de negocio. El campo clave de búsqueda se refiere a una abreviación interna que se utiliza para realizar búsqueda de los terceros. El Nombre es un nombre descriptivo del tercero, que va a aparecer en los documentos que se elaboren.

Además se debe definir la información financiera del tercero, los campos ubicados en la parte media de la ventana se utilizan para esta actividad, tales como: el estado de crédito, identificador de impuestos, etc. Los terceros se pueden agrupar de acuerdo a características específicas en grupos de terceros, haciendo clic derecho sobre esta opción y dando clic sobre la opción acercar se pueden configurar los grupos de terceros.

En la parte inferior de la ventana incluye información sobre el monto de sus transacciones con el Socio de Negocio. Esta parte de la pantalla estará oculta si la persona es un empleado.

Los Terceros pueden tener asignadas ubicaciones, como así también cuentas bancarias. También pueden tener relaciones con otros terceros, permitiendo hacer entregas a un tercero, mientras la facturación se realiza al tercero relacionado.

Un Tercero puede también ser definido como perteneciente a una Organización. Esto le permite tener depósitos o almacenes separados, inventarios y contabilidad para ese Socio de Negocio.

Si su rol le permite ver información contable, entonces podrá ver otras pestañas adicionales tales como Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor. Estas le permiten seleccionar centros de costo para sus transacciones. En general, muchas empresas no encontrarán necesario cambiar aquí los valores que están predefinidos.

Note que las pestañas Acceso SN y Área de Interés, se encuentran indentadas bajo la pestaña Contacto (Usuario). Cuando vea pestañas indentadas como esas, primero debe seleccionar la pestaña padre (en este caso Contacto) antes de poder ver las pestañas que son hijas.

A continuación se define cada una de las pestañas de la ventana Terceros.

1.1.1. Pestaña Clientes

En la figura 2 se muestra la pestaña Cliente. Desde esta pestaña se escogen los valores predefinidos que aparecerán en los documentos. Además se incluyen los términos y reglas de pago, las reglas de facturación y el método estándar de entrega.

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                                      Figura 2. Pestaña Clientes


Además se deben definir los campos esquemas de Descuento y los porcentajes de descuentos, que se utilizan para resumir algún descuento adicional que pueda ser otorgado a ese cliente.

El campo Representante de Ventas se utiliza para establecer un valor predefinido a cualquier ingreso para este Tercero. Puede dejarse en blanco si lo desea.

Los campos Referencia de Orden y Descripción serán impresos por defecto en todas las órdenes para este cliente en particular. El texto puede modificarse como sea necesario para una orden específica.

El Formato de Impresión de Factura se utiliza para definir un formato de impresión diferente si el cliente lo requiere.

Si lo desea, puede seleccionar un Límite de Crédito para un cliente. Este indica cuanto crédito tiene disponible antes que el procesamiento de la orden sea detenido. Si indica un valor 0, entonces no tiene límite de crédito. Si ellos tienen facturas pendientes, entonces el sistema le muestra el total en el campo Crédito Utilizado.

1.1.2. Pestaña Proveedor

En la figura 3 se muestra la pestaña Proveedor. Desde esta pestaña se indican los términos de pago y las reglas para cuando se realizan compras a los proveedores.

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                                      Figura 3. Pestaña Proveedor

Debe seleccionarse la opción Proveedor y seleccionar reglas y términos de pago para este proveedor.

1.1.3. Pestaña Empleado

En la figura 4 se muestra la pestaña Empleado, desde aquí se indica si el tercero es un empleado. Se debe seleccionar la opción Representante Comercial para indicar que es un vendedor.

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                                      Figura 4. Pestaña Empleado


1.1.4. Cuenta Bancaria

En la figura 5 se muestra la ventana de la pestaña Cuenta Bancaria donde se almacena información financiera y otra información personal segura, tal como SSN.

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                                      Figura 5. Pestaña Empleados.

Desde esta ventana se puede ingresar información de la tarjeta de crédito o cuenta bancaria. Es opcional completar los campos Licencia de Conducir, N° Seguro Social, cuenta de email, dirección verificada y código postal.

1.1.5. Localizacion

Desde la figura 6 se muestra la pestaña Localización, donde se almacenan las direcciones de los terceros, los números telefónicos y números de fax.

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                                      Figura 6. Pestaña Localizacion.


Es posible almacenar más de un registro de localización de los terceros. Al hacer clic sobre la derecha del campo Dirección, se despliega la ventana Actualizar Dirección, que se muestra en la figura 7.

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                                      Figura 7. Pestaña Actualizar Localización.


El diligenciamiento del campo dirección es obligatorio, el resto de la información de esta pestaña es opcional. Las opciones de Dirección de Entrega, Dirección de Facturación, etc., pueden ser utilizadas si son necesarias. Esto indica que usted puede escoger la dirección al momento de la entrega, factura, etc. Si usted tiene múltiples direcciones para una organización, note que cada dirección tiene un ‘nombre’ (justo encima de la opción Activa). Puede querer reagrupar las direcciones descriptivamente para que sea más fácil seleccionar la dirección apropiada desde las pantallas de entregas y facturas.

1.1.6. Contacto/Usuario

Desde la ventana se almacenan los contactos relacionados con el Tercero. Desde aquí se visualizan las personas de contacto de los Terceros con los cuales se interactua. En la figura 8 se puede ver la ventana de la pestaña Contacto.

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                                      Figura 8. Pestaña Contacto.

Desde aquí se puede agregar el nombre y la información de contacto aquí. El campo Nombre es obligatorio, el resto de la información es opcional.

La opción Total Acceso SN indica si e contacto tiene acceso a ver todos los documentos (facturas, órdenes, etc), requerimientos y activos que implica a ellos mediante la tienda web. Este solo acceso, no le otorga derecho sobre su versión de Adempiere ni a ver ningún dato propietario. Si la opción Total Acceso SN no está activada, usted necesitará hacer una entrada en la siguiente pestaña llamada ‘Acceso SN’ para determinar qué acceso tendrán ellos mediante la tienda web.

Los campos Email Verificado, Verificación de Información, Ultimo Contacto, y último Resultado son mantenidos por el sistema. Ellos son actualizados cuando el usuario accede a la tienda web.

'1.1.7. Acceso SN'

Le permite a usted decidir que información podrá ver un Tercero sobre él mismo en la tienda web. Es posible visualizarla desde la figura 9.

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                                      Figura 9. Pestaña Acceso SN.


Esta es una Pestaña avanzada. Solamente será mostrada si su rol permite acceder a estas pestañas y si la opción Ver Pestañas Avanzadas está seleccionado en sus Preferencias.

Cuando la opción Total Acceso SN no está seleccionada en la pestaña Contacto (Usuario), necesitará hacer una entrada aquí para indicar que acceso tendrán ellos. Notará en el ejemplo arriba, que el acceso está permitido para Documentos de Socio, esto es facturas, órdenes y órdenes de compra.

'1.1.8. Área de Interes'

Le permite definir e-mails y otras listas de distribución para propósitos de marketing. Se visualiza esta pestaña desde la figura 10.

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                                      Figura 10. Pestaña Área de Interes.


Área de Interés es una herramienta de marketing que le permite agrupar clientes para el envío de e-mails o boletines. Con tal que usted haya definido Áreas de Interés en otra parte del sistema, esta pestaña le mostrará cuando una persona se suscribe sobre esa Área de Interés y, si es aplicable, la fecha que ellos escogieron quedar fuera de la misma.

'1.1.9. Retención.' Desde esta pestaña se pueden definir información de retenciones para empleados. Esta ventana se visualiza en la figura 11.

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                                      Figura 11. Pestaña Retención.
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