IX. Análisis de Desempeño

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1. Análisis de Desempeño

En el módulo de análisis de desempeño se encuentra lo relacionado con la contabilidad de la empresa y los informes financieros. Este proceso cubre las dimensiones contables y de costos de Adempiere incluyendo reportes y entradas contables.

Con esta funcionalidad es posible colectar, analizar y administrar los datos desde una gran variedad de ángulos. Es posible combinar los detalles de las transacciones y crear reportes de acuerdo al nivel de detalle requerido, por ejemplo, por categoría de producto, por cliente, etc.

La mayoría de las ventanas son de configuración, de información y de reportes. En este capítulo se muestran los elementos principales que debemos tener en cuenta para aprovechar al máximo la funcionalidad de análisis de desempeño.

1.1. Configuración de Esquema Contable

Para configurar el esquema contable abrimos la ventana Esquema Contable que se encuentra en Análisis de Desempeño → Reglas Contables:

Adempiere está diseñado para que una empresa pueda tener varios esquemas contables, esto en Colombia no es común, por lo que siempre utilizaremos el esquema que se crea cuando creamos la compañía.

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                            Figura 1: Ubicación Esquema contable en Menú

Aunque el esquema se crea automáticamente hay que hacerle unos cambios para poder trabajar con él.

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                            Figura 2: Ventana Esquema Contable

Dentro de la ventana Esquema Contable seleccionamos la pestaña Contabilidad General

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                            Figura 3: Ventana Esquema Contable, Pestaña Contabilidad General

Notamos que la opción Usar Balance Suspendido está seleccionada, esta configuración permite hacer balanceos automáticos de las cuentas durante los movimientos del diario, esta es una práctica poco recomendable por lo que debemos quitar esa selección. Al hacer esto el campo Cuenta puente de balanceo desaparece.

Los demás campos al igual que los de la pestaña “Predeterminados” corresponden a las cuentas del PUC (Plan Único de Cuentas) que se van a utilizar según los distintos procesos.  

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                            Figura 4: Ventana Esquema Contable, Pestaña Predeterminadas

1.2. Elemento Contable

El software se entregará con el plan de cuentas colombiano actualizado, por lo que tendrá en general todas las cuentas necesarias para cada compañía. En cualquier caso si desea agregar una cuenta nueva el proceso es el siguiente:

Ingrese en la ventana Elemento Contable ubicada igualmente en Reglas Contables

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                          Figura 5: Ventana Elemento Contable


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                          Figura 6: Ventana Elemento Contable, Pestaña Valor de Elemento

El árbol de cuentas se puede ver en la pestaña Valor de Elemento. (Ver Figura 6)

Haciendo clic en el botón nuevo podemos agregar tantas cuentas como queramos, los campos se llenan de la siguiente manera:

Código: es el número de la cuenta que se desea agregar.

Nombre: el nombre de la cuenta

Tipo de Cuenta: se debe escoger de que tipo es la cuenta: activo, pasivo, ingresos, gastos, capital de accionistas o memo. Naturaleza de la cuenta: se debe seleccionar si la cuenta es debito, crédito o natural. La contabilidad en Colombia se puede manejar solo con cuentas naturales.

Los demás campos quedan con su valor predeterminado. Para incluir la cuenta en una de las cuentas padre (1 – ACTIVOS, 2 – PASIVOS...) solo se necesita seleccionar y arrastrar a donde se necesite.

1.3. Periodos Contables

Otros parámetros contables que se deben tener en cuenta son los períodos contables, esto se encuentra en la ventana Año Calendario y Periodo.

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                          Figura 7. Ventana Año Calendario y Periodo, Pestaña Año

Al igual que con esquema contable, trabajaremos con calendario el que el sistema crea automáticamente, así que seleccionamos la pestaña Año (Ver Figura 7). En esta pestaña agregamos el año en el que deseamos trabajar y al hacer clic en Crear Períodos Adempiere crea todos los periodos correspondientes.

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                          Figura 8. Ventana Año Calendario y Periodo, Pestaña Periodo


Si queremos abrir o cerrar permanentemente un periodo simplemente lo seleccionamos y cambiamos la vista a formulario y hacemos clic en el botón Abrir / Cerrar Todo

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                          Figura 9. Proceso Abrir/Cerrar Todo (Periodo Contable)


Aquí podemos seleccionar la opción Abrir periodo, Cerrar periodo o Cerrar periodo permanentemente, este último es irreversible.

En la pestaña Control de Periodo podemos abrir o cerrar documentos específicos del periodo seleccionado.

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                          Figura 10. Ventana Año Calendario y Periodo, Pestaña Control Periodo

Para efectuar alguna acción igual que en el anterior cambiamos la vista a formulario y hacemos clic en el botón Abrir / Cerrar.

1.4. Notas de Contabilidad

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                           Figura 11: Ubicación Nota Contabilidad en Menú


Una vez estén hechas todas las configuraciones respectivas podemos registrar los asientos contables en el sistema, esto se hace con la ventana Nota de Contabilidad.

En esta ventana podemos registrar manualmente cualquier movimiento contable. Primero nos aparece la pestaña Lote en la cual definimos un nombre para el conjunto de movimientos que se va a realizar.

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                            Figura 12: Ventana Nota de Contabilidad, Pestaña Lote


Los campos que se deben tener en cuenta son:

Descripción: el nombre del conjunto de movimientos a realizar.

Tipo de aplicación: indica el tipo de total (actual; gravamen; presupuesto) que esta nota contable actualizó.

Tipo de documento: determina la secuencia del documento y las reglas de proceso.

F. Documento: indica la fecha en que el documento fue generado. Puede o no ser la misma que la fecha contable.

Fecha Contable: indica la fecha a ser usada en las cuentas de contabilidad general generadas desde este documento.

Cifra de Control: Si no es cero; el total del débito del documento debe ser igual a este total.

Después de llenar estos campos seleccionamos la pestaña Diario (Ver Figura 13), aquí especificamos una descripción para cada movimiento.

Por defecto toma los valores de los campos que se definieron en Lote

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                            Figura 13. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaña Diario


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                            Figura 14. Ventana Nota de Contabilidad, Pestaña Línea

Luego definimos cada uno de los movimientos en la pestaña Línea (Ver Figura 14), cada línea debe definir un solo movimiento ya sea en el débito o en el crédito pero no ambos.

La cuenta afectada en el movimiento que se va a realizar se selecciona en el campo Combinación, este campo no se debe escribir directamente, así que hacemos clic en el botón dentro del mismo, y nos aparece una ventana para seleccionar una combinación.

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                            Figura 15. Ventana proceso Combinación (Nota de Contabilidad)


Para seleccionar una cuenta hacemos clic en el botón que aparece dentro del campo Cuenta.

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                            Figura 16. Ventana Información de Elemento Contable


En la ventana Información de Elemento Contable (Ver Figura 16) podemos buscar la cuenta en la que deseamos hacer el movimiento, si sabemos cuál es el código de la cuenta o como comienza lo escribimos en Clave y le damos ENTER, o si no sabemos cuál es el código podemos dar ENTER para que nos muestre todas las cuentas (El PUC Colombiano tiene + 2700 cuentas)

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                            Figura 17. Ventana Proceso Combinación (Creada)

Luego de seleccionar la cuenta y la organización hacemos clic en el ícono del diskette para guardar y luego en el botón para finalizar.

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                            Figura 18: Establecer Fuente Debito, Fuente Crédito (Notas de Contabilidad)

Luego de colocar la combinación colocamos el valor del debito o crédito correspondiente y guardamos.

Para finalizar regresamos a la pestaña Lote y hacemos clic en el botón Completar para indicar que el o los asientos ya pueden ser contabilizados, y si no hay ningún problema (descuadre...), hacemos clic en el botón Contabilizar de la pestaña Diario.

Si no ocurre ningún problema el botón cambiará a Contabilizado. Recuerde que para contabilizar el servidor debe estar corriendo.


1.5. Reporte Asientos Diarios de Contabilidad

Puede ver todos sus movimientos en el reporte Asientos Diarios de Contabilidad. Este reporte está incluido en la instalación de Adempiere, pero si desea construir su propio informe financiero se puede hacer por Análisis de Desempeño → Informes Financieros → Informe Financiero.

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                            Figura 19. Informe Asiento Diario de Contabilidad

Conjunto de líneas del Informe

Antes de entrar a la ventana de informe financiero se deben definir cuáles serán las filas y las columnas del informe para lo cual debemos abrir la ventana Línea del Informe en la cual encontraremos 3 pestañas:

En la pestaña Conjunto De Líneas del Informe definimos como se va a llamar el conjunto de líneas que conforman el informe (para el ejemplo se denomino Balance General):

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                            Figura 20. Ventana Línea de Informe General, Pestaña Conjunto de Líneas del Informe


Luego en la pestaña Línea definimos que líneas van a tener nuestro informe y que datos mostrará.

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                            Figura 21. Ventana Línea de Informe, Pestaña línea del Informe

En la lista Tipo de Línea debemos elegir entre las opciones Valor Segmento o Cálculo.

En la lista Tipo de Aplicación debemos elegir entre las opciones Actual, Compromisos, Estadística, Presupuesto o Reservación.

En la lista Tipo de Total se puede colocar que muestre saldos o que haga cálculos entre otras líneas del conjunto de líneas.

Debemos elegir entre las opciones Cantidad Periodo, Cantidad Total, Cantidades en el Año, Saldo Anual, Saldo del Periodo, Saldo Total, Solo Créditos del Periodo, Solo Créditos del Año, Solo Débitos del Periodo, Solo Débitos del Año, Saldo total de Créditos o Saldo Total de Débitos.

Luego en la pestaña Fuente del Informe (Ver Figura 22) seleccionamos de donde se obtiene la información de esa línea, generalmente para los informes financieros, el tipo que se selecciona es Cuenta

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                            Figura 22. Ventana Línea de informe, Pestaña Fuente del Informe

Luego definimos las columnas del Informe para lo cual abrimos la ventana “Columna de Informe”

Conjunto de Columnas del Informe

Al igual que con las líneas se debe definir primero el conjunto de columnas.

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                          Figura 23: Ventana Columna de Informe, Pestaña Conjunto de Columnas del Informe

Luego indicamos en la pestaña Columna del Informe que información tendrá.

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                            Figura 24: Ventana Columna de Informe, Pestaña Columna del Informe

Utilizando el valor Periodo Relativo y Tipo de Columna podemos decirle a nuestro informe que muestre los valores de un periodo anterior dándole valores negativos al campo Periodo Relativo. De acuerdo al tipo de Columna se habilitaran los correspondientes campos (Ver Figura 25).

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                           Figura 25: Tipo de Columna (Columna de Informe)

Informe Financiero

Luego de tener definidas nuestras líneas y columnas entramos a Informe financiero y creamos uno nuevo le colocamos un Nombre y escogemos el Conjunto de Líneas y Conjunto de Columnas que deseamos que tenga nuestro informe y hacemos clic en Crear Informe.

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                           Figura 26: Ventana Informe Financiero

Si seleccionamos Lista de Fuentes nos mostrará el detalle de los totales que se calculen en nuestro informe, de esta forma no tendremos que definir una línea para cada cuenta del PUC solamente colocamos las líneas de las que queremos ver los saldos y el generador de informes hará el resto.

Así que solo añadiendo la línea Activos Obtendremos el Saldo total de los activos así como los saldos de las cuentas que lo conforman.

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                           Figura 27: Informe Balance General
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