V. Punto de Venta

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1. Introducción Punto de Ventas.

En busca de agilizar el proceso de ventas, Adempiere trae integrado un punto de venta, que permite simplificar la creación de facturas, permitiéndole a las empresas ser más eficientes. Esta opción se puede acceder desde el menú de Adempiere en el árbol de Ventas (Cotización-a-factura) Órdenes de venta. Se destacan las ventanas PDV llave disposición, Terminal PDV y Punto de Venta, que permiten configurar y utilizar el punto de venta. Estas opciones se resaltan en la figura 1.

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                                          Figura 1. Menú de Punto de Venta. 


La utilización del punto de venta resulta ser un proceso sencillo, a lo largo de este capítulo se explicara en qué consiste.  

2. Llave de PDV

Una llave de PDV se refiere a un conjunto de botones de acceso rápido, desde los cuales es posible agregar conceptos/productos a la factura de venta de forma ágil.

Como ya se ha explicado en el capitulo (de ventas), cuando se lleva a cabo el proceso de ventas es necesario escoger el producto y agregarlo a la venta siempre y cuando exista disponibilidad en inventario, además debe especificarse la cantidad del producto que se va a vender.

La llave de PDV permite incluir en el punto de venta una serie de botones que representarán los productos con cantidades determinadas de los mismos, y solo con hacer clic sobre uno de estos botones se cargan los productos a la factura de venta, sin necesidad de seguir el proceso antes mencionado.

Al hacer clic sobre la ventana Llave de PDV que se indica en la figura 1, se despliega la ventana que se muestra en la figura 2.

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                                          Figura 2. Llave de PDV 

Para crear una Llave de Punto de Venta se debe crear un nuevo registro desde la pestaña Llave de PDV Layout, es necesario especificar la siguiente información: Organización indica el nombre de la organización, Compañía indica el nombre de la compañía, Nombre se refiere al nombre que se le da la llave de PDV, Descripción este campo puede ser usado para definir características de la llave, y por último el campo Ayuda que se utiliza para agregar información adicional de la llave de PDV. Desde la figura 2 se visualizan estos campos.

Una vez se ha creado la llave de PDV, es necesario agregarle los botones con los que se va a representar a los productos/concepto, lo cual se hace desde la pestaña llave de PDV, que se muestra en la figura 3.

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                                          Figura 3. Pestaña Llave de PDV 

Cuando se crea un nuevo registro, se debe diligenciar la siguiente información:

Secuencia: se refiere a la posición del botón en el conjunto (la primera posición es cero, a medida que se agreguen productos aumentara la secuencia).

Nombre: indica el nombre que va a mostrarse en el botón.

Descripción: es una descripción corta del producto/concepto.

Producto: desde esta opción se asocia el botón que se está creando al producto, cuando se hace clic sobre el botón ( ) se despliega una ventana de búsqueda para la selección del producto. Este proceso se explico en el capítulo de ventas en la figura 6.

Cantidad: desde esta opción se escoge la cantidad de producto que se desea asignar al botón. Generalmente se debería asignar un solo producto, aunque se pueden presentar casos en los que es necesario asignar más de un producto. Por ejemplo: si es usual que los clientes compren más de una unidad de un determinado producto.

El resto de la información es opcional. Se debe crear un nuevo registro por cada botón que se desee agregar a la llave de PDV.


3. Terminal PDV

Una vez creada la llave de PDV, debe crearse la terminal de punto de venta. Esta opción se encuentra desde el árbol de órdenes de venta, como se indica en la figura 1. Luego de hacer clic sobre la opción Terminal PDV se despliega la ventana que se muestra en la figura 4, para la configuración de la Terminal de PDV.

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                                          Figura 4. Terminal PDV 

Cuando se crea un nuevo registro es necesario diligenciar la siguiente información para la configuración de la Terminal de PDV: Compañía y organización: se define la compañía.

Organización: se define la organización actual, en caso de manejar en la empresa diferentes sucursales o departamentos con puntos de venta diferentes se debe manejar organizaciones diferentes.

Nombre: indica un nombre para que identifique al punto de venta.

Descripción y Ayuda: se indica información del punto de venta.

Representante comercial: se refiere a quien se encarga de manejar el punto de venta.

Lista de precios: se define la lista de precios que se va utilizar en el punto de ventas.

Almacén: Se refiere a la bodega de donde se va adquirir los productos del punto de venta.

Caja menor: indica la caja menor que se le va a asignar al punto de venta.

Tipo de documento: el tipo de documento que deseamos que sea generado por las transacciones del punto de venta, seleccionamos POS Order.

PDV_Disposición de la llave: aquí se indica la llave PDV que se va asignar.


4.Punto de Venta

Una vez creado el Terminal de Punto de Ventas se ha configurado el Punto de Ventas y ha quedado listo para su uso. Se accede a él desde el árbol de ventas como se indica en la figura 1. Al hacer clic sobre la opción Punto de Venta se despliega la ventana que se muestra en la figura 5.


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                                          Figura 5. Punto de Venta. 

La interfaz de la ventana de Punto de Venta es muy amena y organizada, a continuación se explica de forma detallada su uso: En la parte superior de la ventana haciendo clic sobre el botón Tercero ( ) es posible agregar el cliente con el cual se va realizar la transacción de venta. De allí se despliega la ventana que se muestra en la figura 6. Es necesario hacer clic sobre el botón Refrescar ( ) para que se muestre el listado de clientes, o filtrarlo de acuerdo a la información para la consulta.

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                                      Figura 6. Selección de Proveedor  Punto de Venta. 

Haciendo doble clic sobre el nombre del cliente que se va a escoger, se carga directamente a la orden de venta. Considerando que por normatividad los sistemas de puntos de venta, tales como, las cajas registradoras de los supermercados, no están obligadas a incluir el nombre del cliente en el recibo que se expide, se recomienda utilizar un tercero estándar para todas las transacciones de venta.

Ya se ha configurado el Tercero, ahora se deben agregar los productos/ conceptos que van a conformar las líneas de la factura del punto de venta. Hay dos formas de realizar esta actividad: Una de ellas es utilizando los botones de la llave de PDV que se han creado que se indican en la figura 5. A medida que se hace clic sobre estos botones se generan líneas de la orden de venta con el producto del correspondiente botón.

La segunda forma de agregar productos a la venta es hacer clic sobre el botón producto. De aquí se despliega la ventana que se muestra en la figura 7. Es necesario hacer clic sobre el botón Refrescar para que se muestre el listado de productos, o filtrarlo de acuerdo a la información para la consulta.

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                                      Figura 7. Selección de Producto Punto de Venta. 
 

Haciendo doble clic sobre el nombre del producto que se va a escoger, se carga directamente a la línea de orden de venta. La cantidad del producto deseado se define haciendo clic sobre los botones ( ). Para continuar agregando productos, es necesario generar un nuevo registro desde el botón Nuevo que se muestra en la figura 7.

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                                      Figura 8. Selección de Producto Punto de Venta. 
 

Una vez se han cargado los productos y los terceros, como se indica en la figura 8, es necesario agregar la cantidad de dinero que se recibe por parte del cliente, lo cual se hace desde el campo Efectivo Dado. Y se hace clic sobre el botón pago para que se genere el pago y devuelva el total de cambio. Ahora es posible visualizar la factura de forma preliminar, aún no ha sido cargada al sistema, desde el botón imprimir.

Es posible visualizar el número de la factura haciendo clic sobre el botón resumen. Cabe destacar que en la esquina inferior izquierda de la pantalla aparece el número de la orden de venta asociada a la venta realizada.

Para generar la factura e imprimirla se debe hacer clic sobre el botón proceso. Una vez generada queda pendiente para ser pagada,

Las facturas son relacionadas en un Reembolso de Caja Menor, donde se almacenan los movimientos diarios.

Para acceder a los reembolsos de caja menor se debe hacer clic sobre el botón ubicado en el panel inferior izquierdo, de aquí se despliega la ventana que se muestra en la figura 9, y hacer clic sobre el botón Input Ouput o Cash Closing. De aquí se despliega la ventana de reembolso de caja de menor que se muestra en la figura 10.

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                                      Figura 9. Funciones de pago. 
 

Una vez desplegada la ventana de caja menor se destacan tres pestañas: la pestaña reembolso de caja menor, línea de efectivo y retención.

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                                      Figura 10. Reembolso de Caja Menor. 

Desde la pestaña de reembolso de caja menor se debe verificar la siguiente información: Organización: indica la organización.

Caja Menor: se muestra la caja menor que se indicó en el momento de crear el punto de venta.

Nombre: Identificador del reembolso a realizar. Por defecto se le asigna la fecha en la que fue creado

Fecha de Estado de Cuenta: indica la fecha en la que se creó el reembolso.

Fecha Contable: indica la fecha en que afecta la contabilidad.

Saldo Inicial: Es el saldo anterior a hacer cualquier ajuste a los pagos o desembolsos.

Una vez verificada la información de esta pestaña, se deben verificar las líneas de efectivo, que corresponden a las facturas realizadas desde el punto de venta.

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                                      Figura 11. Pestaña Línea de Efectivo. 
 

Es necesario verificar la siguiente información de las líneas de efectivo, ventana que se muestra en a figura 11. Desde la pestaña Retención se indica si a la factura se le genera alguna retención, como se indica en la figura 12.

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                                      Figura 12. Pestaña Línea de Efectivo. 
 

Una vez revisada la información debe completarse el reembolso de Caja Menor haciendo clic sobre el botón Completar ( ) para realizar el pago de las facturas procesadas. También es posible acceder a la ventana de Reembolsos de caja menor desde el menú de Adempiere en el árbol de Saldos Pendientes -> Reembolso de Caja Menor, como se indica en la figura 13.

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                                      Figura 13. Pestaña Línea de Efectivo.
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