VI. Gestión de Materiales

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1. Introducción a la Gestión de Materiales

En la gestión de materiales como en los demás procesos de Adempiere se deben establecer las reglas bajo las cuales se realizaran las distintas transacciones. Las reglas para la gestión de materiales hacen referencia a Productos, Listas de Precio, Almacén. Otras funcionalidades a tener en cuenta en este proceso son: Envíos (Recepción), Movimientos de Inventario, Inventario físico, Inventario de Uso interno, Producción, Reabastecimiento, Valor de Inventario.

2. Almacén y Ubicación

Almacén es la localización física donde se almacenan los productos o bien donde se prestan servicios. Se pueden configurar tantos almacenes como se requieran.

Se pueden utilizar diferentes almacenes para cada propósito, por ejemplo almacenar bienes, o productos para la venta. Por otra parte, es posible configurar los parámetros de contabilidad para los movimientos de inventarios de cada almacén. Para cambiar la organización a la cual pertenece un Almacén podemos utilizar el proceso “Almacén de la Organización”. Para crear un almacén podemos acceder al menú Gestión de Materiales luego en el menú Reglas de Gestión de Materiales. O bien hacer clic en el Flujo de Trabajo.

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                                    Figura 1: Ventana Almacén y Ubicación, Pestaña Almacén 

La pestaña Almacén define cada almacén que se utiliza para almacenar productos. Si selecciona un almacén Fuente todos los productos se reabastecerán de ese almacén. Si se pretende utilizar un algoritmo personalizado para el reabastecimiento es necesario definir la clase que será utilizada.

A su vez los almacenes pueden tener una o más ubicaciones y esta a su vez se divide en tres dimensiones: Pasillo, Columna y Nivel.

Rack: Pasillo de la ubicación.

Columna

Nivel

Si un producto está almacenado en más de una ubicación, se le puede dar prioridad a una de estas.

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                                     Figura 2: Ventana Almacén y Ubicación, Pestaña Ubicación

Los productos pueden ser movidos de cualquier ubicación a otra en cualquier Almacén. No hay ninguna restricción para movimientos entre almacenes.

3. Movimientos de Material

Los movimientos de material pueden ser internos o externos. Los externos son los Recibos y Entregas. Un recibo es el documento para los productos que usted recibe mientras una Entrega es un documento para los productos que usted envía.

Los movimientos internos comprenden Movimientos de Inventario, Inventario físico y Movimientos de Producción. Los movimientos son representados por un cambio en la ubicación física o virtual de un producto.


3.1. Inventario Físico

Inventario físico mueve una cantidad cuando la cuenta de productos en el sistema difiere de las cantidades reales. O bien para ingresar el conteo de inventario inicial en la empresa. Para realizarlo se deben llevar a cabo los siguientes pasos:

Crear un lista de conteo

Imprimir para el chequeo manual

Ingresar las diferencias

Procesar el conteo de Inventario. *

Si hay retrasos durante las transacciones de conteo físico Adempiere le permite actualizar el conteo. Esto establece las diferencias entre la cantidad contada y la cantidad en libros permitiendo así procesar el retraso y continuar.

Para crear, modificar o eliminar las existencias por medio del inventario físico se debe abrir la ventana Inventario Físico haciendo clic en el correspondiente menú desde el menú principal.

Esta ventana permite generar listas de conteo de inventario. Estos conteos pueden ser procesados para actualizar el inventario actual con los nuevos conteos.

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                                     Figura 3: Ventana Inventario Físico, Pestaña Conteo de Inventario


Se puede utilizar la pestaña Conteo de Inventario para definir los parámetros para un conteo manual y ajustar el inventario.

1.Hacer clic en el botón nuevo Registro. Digitar un Número de documento o permitir que el sistema asigne uno.

2.Seleccionar el Almacén donde se cuentan las existencias.

3.La Fecha de Movimiento se establece como la fecha actual pero puede ser modificada si es necesario.

4.Seleccionar un Tipo de Documento para este Inventario Físico. Se pueden agregar otros tipos si es necesario. (Implementación y Configuración Básica)

5.En el área Referencia, se debe seleccionar un Proyecto o Campaña a ser utilizada por este Inventario Físico.

6.Hacer clic en el botón Crear Lista de Conteo Físico después de guardar el registro para generar sus líneas de conteo de inventario.

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                                   Figura 4: Ventana del Proceso Crear Lista de Conteo Fisico.

7.Seleccionar una Ubicación en la ventana que aparece y hacer clic. Se puede dejar la ubicación en blanco para utilizar todas las ubicaciones.

8.Seleccionar una Clave de Ubicación para crear una Lista de Conteo de Inventario para las ubicaciones seleccionadas.

9.Seleccionar una Clave de Productos para crear una Lista de Conteo de Inventario para los productos seleccionados.

10.Seleccionar una Categoría de Producto y una Cantidad de Inventario. Puede seleccionar: Diferente de cero, <0, >0 and =0.

11.Seleccionar Establecer contador de inventario en Cero o Cantidad Disponible.

12.Hacer clic en Aceptar para mostrar la Lista de conteo de inventario

13.Para imprimir la lista para el chequeo manual necesita primero abrir la pestaña Línea de Conteo de Inventario y mostrar la tabla.

Se puede crear un informe haciendo clic en el botón Informe de la barra de herramientas.

Ahora se puede chequear manualmente y comparar el reporte con el inventario actual. Se deben digitar los cambios en la pestaña Línea de Conteo de Inventario. Podemos cambiar a la vista de registro para trabajar mejor.

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                                   Figura 5: Ventana Inventario Físico, Pestaña Linea de Conteo de Inventario.

14.Ingresar la nueva Cantidad Contada, la cual puede ser fácilmente comparada con lo Cantidad en Libros. Adempiere permite agregar las diferencias entre los dos valores. Así permite a su negocio continuar si hay un retraso entre el conteo y el procesamiento.

15.Seleccionar un Tipo de Inventario entre diferencia de Inventario y Cuenta de Cargo. Si selecciona la primera las pérdidas o ganancias de inventario se reserva de la cuenta definida en el esquema contable. Si selecciona Cuenta de Cargo, se activa el campo Cargo, en donde se selecciona el cargo adicional que pueda generar la transacción (Cargos de servicio bancario, cargos del proveedor, cargos de manejo). Esto permite dar cuenta de las diferencias en el inventario debido a daños. También le permite mover elementos de inventario para uso interno y tener cuenta de ellos correctamente. Guardar los cambios y abrir otra línea. Ingresar todos los valores y luego regresar a la ventana Conteo de Inventario.

Si desea continuar su inventario físico el siguiente día, puede hacerlo. Puede colectar sus cuentas e ingresarlas utilizando la pestaña Línea de conteo de Inventario en cualquier momento. Otra opción es procesar todas las cuentas de una vez. Entonces debe regresar a la pestaña Conteo de Inventario y hacer clic en el botón Actualizar Cantidad. Este botón copia la información de las líneas en el sistema. Los cambios se verán reflejados en las cantidades.

Si ya se ha completado el inventario físico, debe hacer clic en el botón Completar para actualizar su inventario. El movimiento también aparecerá en la pestaña Transacciones de la ventana Producto.

El servidor de aplicaciones debe estar ejecutándose para que las entradas contables puedan ser creadas y aplicadas.

3.2. Inventario De Uso Interno

Este inventario permite registrar el uso de productos por parte de la empresa. A diferencia del inventario físico donde se cuenta la cantidad de cada uno de los ítems, en el inventario de uso interno se debe indicar la cantidad que se va a utilizar del inventario. En otras palabras mueve las existencias que serán utilizadas por la empresa en vez de las unidades que son vendidas a un cliente.

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                                   Figura 6: Ventana Inventario Uso Interno

Se deben seguir los siguientes pasos:

1.Introduzca una No Documento o permita que el sistema asignar uno.

2.Introduzca una Descripción

3.Seleccione el Almacén del cual se tomara el inventario.

4.Introduzca Fecha Movimiento para el documento.

5.Seleccione un Tipo de documento: uso interno.

6.Opcionalmente, puede seleccionar un Proyecto y/o Campaña.

7.Cuando se han completado los datos requeridos, Guardar el registro y seleccionar la pestaña Línea de Uso Interno para ingresar los ítems a mover.

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                 Figura 7: Ventana Inventario Uso Interno, Pestaña Línea Inventario Uso Interno

8.Introduzca un Número de línea o utilice el valor por defecto del sistema.

9.Introduzca una Ubicación o acepte el valor por defecto.

10.Seleccione el Producto que será eliminado del inventario. 11.Si es necesario seleccione un Conjunto de Instancia de atributos.

12.Introduzca una Descripción.

13.Introduzca la Cantidad de uso interno de esta línea.

14.Seleccionar cuenta de Cargo que se utilizará cuando se contabilice esta reducción de inventario

15.Guardar el registro. Repetir desde el paso 8 para agregar más líneas.

16.Haga clic en la pestaña de Uso Interno para tramitar este documento.

17.Seleccione el botón Completar para procesar este inventario de uso interno.

18.El estado del Documento, ahora es "Terminado”.


3.3. Movimientos De Inventario

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                                  Figura 8: Ventana Movimiento de Inventario

Esta ventana permite mover inventario desde una ubicación o almacén a otro. Después de ingresar las líneas apropiadas debemos seleccionar el botón Procesar Movimientos para ajustar el inventario.

La pestaña Movimientos define e identifica movimientos de uno o varios ítems del inventario. AL crear un nuevo registro debemos establecer lo siguiente:

1.Escribir el Nombre y una Descripción si lo desea.

2.Ingresar una Fecha de Movimiento y un Tipo de Documento.

3.Los cuadros de chequeo En Transito y Aprobado, y los campos Cantidad Aprobada y Fecha Recibido serán utilizados posteriormente.

4.Seleccionar un Proyecto y Campaña si se desea referenciar este movimiento de inventario. (Estos campos se mostraran solo si se ha seleccionado un esquema contable).

5.Cambiar a la pestaña Línea de Movimiento para ingresar los ítems a ser movidos.

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                           Figura 9: Ventana Movimiento de Inventario, Pestaña Línea del Movimiento

6.Ingresar el Producto, Instancia de Conjunto de Atributos, Cantidad de Movimiento, y llenar el campo A_Ubicación que indica la nueva ubicación del producto.

La Cantidad de Desperdicio, Cantidad a Recibir y Cantidad Confirmada se actualizaran cuando se crea una Confirmación para este Movimiento de inventario. Las confirmaciones son documentos opcionales que pueden utilizarse. Para mayor información de Confirmaciones, refiérase al capítulo de Compras.

7.Ahora regresamos a la pestaña Movimiento y hacemos clic en el botón Completar para ajustar el inventario.

8.En la línea de movimiento de Inventario especificamos el producto a circular y la Ubicación para moverlo desde y hacia.

9.Volver a la pestaña "Movimiento" y seleccionamos el botón "Completar".

3.3.1 Confirmar Movimiento De Inventario

Adempiere ofrece la posibilidad de solicitar una confirmación con los movimientos de inventario. El proceso es similar a las Confirmaciones de envío y recepción de materiales. Si el tipo de documento seleccionado para el movimiento tiene habilitada la opción “En Transito”, entonces se crea automáticamente una Confirmación de Movimiento.

Para establecer la opción En Transito: 1.Hacer Zoom en el campo Tipo de documento. Esto abre el tipo de documento para el registro de Movimiento de Material w / confirmación.

2.Para el tipo de documento hemos seleccionado la casilla de verificación En tránsito. Con esto se indica que la confirmación es necesaria.

Para modificar la confirmación de movimiento se accede desde el menú gestión de materiales o bien haciendo clic en “Visualizar Detalle” de la barra de herramientas de la ventana donde está activo el registro de movimiento. Si hay una diferencia en las cantidades, se creara un Inventario Físico para el almacén fuente (Desde). Si hay una cantidad de desperdicio, se creara un Inventario físico para el almacén destino (Hacia).

En la ventana Confirmación de Movimiento:

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                                   Figura 10: Ventana Confirmación de Movimiento, Pestaña Linea

Este documento fue creado al hacer clic en el proceso 'Completar' de Movimiento de Inventario. A continuación debemos seguir los pasos:

1.Seleccione la pestaña de línea para confirmar las cantidades del movimiento.

2.Por defecto aparece en Cantidad Confirmada la misma Cantidad a Recibir. Tanto esta cantidad como la Cantidad de Desperdicio se pueden actualizar.

3.Si ingresamos una Cantidad de desperdicio, se creara un registro de Inventario Físico para el almacén destino. Si hay una diferencia en las cantidades, se creara un Inventario Físico para el almacén fuente (Desde).

4.Volver a la pestaña de confirmación y Seleccione el botón Completar para completar esta confirmación y actualizar el estado del Documento a “Terminado”.

Ahora, volver al registro de Movimiento de inventario y seleccionar la opción "Completar" para completar el Inventario de Mover. Esto cambia el estado del documento a “Terminado” y ya puede ser publicado.

3.4. Producción

Los movimientos de producción se generan cuando se producen o ensamblan productos que están basados de una Lista de Materiales. Para utilizar esta funcionalidad se debe tener una Lista de Materiales (LDM).

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                                  Figura 11: Ventana Producción, Pestaña Encabezado


Para generar un movimiento de Producción debemos realizar los siguientes pasos:

Crear un Plan de producción 1.En la ventana producción, seleccionar la pestaña Encabezado de Producción (Figura 11). En esta se define el Nombre de la producción y la fecha del Movimiento. Seleccionar opcionalmente un proyecto o campaña.

2.En la pestaña Plan de Producción ingresamos el Producto (Debe ser Lista de Materiales) y la Cantidad a Producir (es decir la cantidad de producto final). Indicar la ubicación donde el producto final será almacenado.

3.Volver a la pestaña Encabezado de Producción y hacer clic en el botón Crear/Aplicar Producción. Si las líneas de producción no existen entonces el proceso las crea, sino entonces procesara la producción. Se puede forzar que la cantidad del producto deba estar en inventario haciendo clic en el correspondiente cuadro de chequeo.

4.La línea inferior de la ventana le indica si el proceso se ha completado correctamente o no.

5.A continuación, puede ir a la pestaña Línea de producción y hacer los cambios (es decir, si es necesario cambiar una de las partes de una LDM).

6.Tenga en cuenta que todos los elementos opcionales de la LDM se incluirán en la producción. Además, si se utilizan grupos alternativos ninguno de los ítems de estos grupos que no sean utilizado debe ser eliminado.

7.Una vez que la producción está completa, seleccione de nuevo el botón Crear / Aplicar Producción para crear los movimientos de inventario (partes de inventario, el nuevo producto).

Hay situaciones donde una línea de producción puede ser modificada (Ej. Al reemplazar una parte específica sobre una base de tiempo). Se pueden modificar las líneas de producción directamente y procesarla. No es necesario modificar la lista de materiales existente o crear una nueva.

3.5. Reabastecimiento

Reabastecimiento, proporciona un método para indicar que productos deben ser re-ordenados. Los productos que están contemplados en el reabastecimiento debe ser almacenados por la empresa y deben tener sólo un proveedor actual (definido en la pestaña de compra) y tener un tipo de Reabastecimiento (Máximo o por debajo del Mínimo, se define en la pestaña de reabastecimiento). La Fuente de Reabastecimiento puede ser un proveedor (cuando se crea una orden de compra) o un almacén fuente (cuando se crea un movimiento de inventario).

Para ejecutar el Informe de Reabastecimiento y, crear opcionalmente una Requisición, Orden de compra o Movimiento de Inventario, debemos abrir desde el menú el Reporte de Reabastecimiento.

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                          Figura 12: Ventana Reporte de Reabastecimiento

1.Seleccione un Almacén para este informe. El Almacén determinara qué productos se mostraran (basado en la reposición de Regla) y los niveles de existencias que se utilizarán para determinar los niveles actuales (incluso Disponibles, Reservados y En Existencia).

2.Seleccione un Socio del Negocio para limitar el Informe de reposición a un proveedor actual.

3.Seleccione un valor de la lista Crear (mover Inventario, Orden de compra o Requisición).

4.Si ha seleccionado un valor en Crear, seleccione el Tipo de documento que se creará.

5.Seleccione el botón Aceptar para generar el Informe de Reabastecimiento y el Documento indicado.

El reporte muestra producto, proveedor actual, cantidades máximas y mínimas, Cantidad mínima de pedido, disponible y Reservados, así como la cantidad Ordenada, Almacén Fuente, y la Regla de reabastecimiento.

Por ejemplo, supongamos que tenemos 22 Sillas, 2 están reservadas y ninguna solicitada. Hay una Regla de reabastecimiento para el máximo y la cantidad máxima es de 25. El Mínimo a Ordenar es 1 y la cantidad de paquete es 1. En este caso el Reporte de reabastecimiento recomendaría ordenar 5 Sillas. Si, la Cantidad hubiese sido 2 y el mínimo a ordenar de 2, el reporte recomendaría ordenar 6 Sillas.

Si se selecciona Requisición o Movimiento de Inventario entonces se crea un documento que representa los resultados del Reporte de Reabastecimiento. Estos sólo pueden crearse cuando las Reglas de Reabastecimiento para el producto / Almacén definan a otro Almacén como fuente. Si selecciono Orden de Compra, se crea una orden de compra, uno para cada uno de proveedores del producto.

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