VII. Gestión de Proyectos

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Contents

1. Introducion a la Gestion de Proyectos

Los proyectos permiten monitorear el estado y progreso de oportunidades de venta, proyectos de servicio y proyectos de inversión. Un proyecto es un proceso que puede implicar múltiples pasos o fases y que requiere de recursos de más de un área.

2. Proyectos

Un proyecto puede representar la creación de un producto ( como orden de trabajo), una prestación de Servicio (una consultoría), o un mecanismo de seguimiento u otros usos. Los proyectos pueden generar órdenes y gastos. La ventana ciclo de Proyecto permite revisar o realizar un reporte del estado actual del proyecto.

Para definir los proyectos podemos seguir el flujo de trabajo Definir Proyecto y su Uso. En este flujo de trabajo se observa que antes de definir un proyecto deben existir registros de:

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                               Figura 1. Definición de Proyecto y su Uso

Tipo de Proyecto: Define las cantidades, productos y tareas por defecto para un proyecto.

Ciclo de Proyecto: Define los pasos asociados con un proyecto específico.

Proyecto: es el trabajo actual y puede tener fases y tareas y líneas asociadas con un nivel definido.

Proyecto(Orden): Mantener proyecto de orden de ventas y orden de trabajo. Se utiliza para definir los proyectos que serán mantenidos vía documentos.

Esquema contable: Esta ventana define un método contable y los elementos que comprenderán la estructura de cuentas.


2.1. Tipo de Proyecto

El tipo de proyecto ventana define los tipos de proyectos, las fases en un proyecto y los pasos de una fase. El tipo de proyecto puede ser utilizado para múltiples proyectos. Le permite definir normas para sus proyectos. Mantiene los tipos del proyecto y sus fases con la información estándar del funcionamiento

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                               Figura 2. Ventana Tipo de Proyecto


Escriba un nombre, descripción y Ayuda para el proyecto.

Luego de esto se debe seleccionar una Categoría de Proyecto de la lista desplegable cuadro. La categoría de proyecto determina el comportamiento del proyecto, los valores posibles son:

General: Se usa para proyectos de seguimiento o por ejemplo, Pre-venta. No tiene contabilidad especial. Orden de trabajo: permite la capacidad de emitir o publicar material. Proyecto Activos: crear transacciones de Proyecto de activos - permite la capacidad de emitir o publicar material. Servicio (Cargo) Proyecto: para servicios/Cargos de proyectos.

2.1.1. Fases de Proyecto

La ficha Fase Estándar (Figura 3) permite definir las fases para este tipo de proyecto.

En esta pestaña debemos introducir una Secuencia, Nombre, Descripción de la fase.

Podemos asociar la fase con un Producto (Articulo o Servicio). Si lo asociamos a un producto se debe escribir la Cantidad Estándar a utilizar cuando se selecciones este tipo de proyecto. Si se define un producto para la fase, al momento de generar facturas no se tendrán en cuenta los productos que se definan en las tareas de la fase. Al definir el producto en la fase se puede decir que se está fijando un precio por defecto.


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                               Figura 3. Ventana Tipo de Proyecto, Pestaña Fase Estándar

2.1.2. Tareas de Proyecto

Luego de agregar una o varias fases podemos definir registros de tareas en la pestaña Tarea Estándar (Figura 4). Las tareas se refieren a los pasos o eventos que ocurren en o para esta fase.

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                               Figura 4. Ventana Tipo de Proyecto, Pestaña Tarea Estándar

En esta pestaña podemos seleccionar también un producto (Artículo o Servicio) y una cantidad normal. Si la fase tiene un producto definido, cualquiera de los productos definidos en la pestaña Tarea Estándar será ignorado durante la creación de la factura.

2.2. Ciclo de Proyecto

Esta ventana define los pasos asociados con un proyecto específico. Es posible definir diferentes ciclos de proyecto para diferenciar los diferentes tipos de estos. Los ciclos de proyecto pueden usar todos o un subconjunto de los estados de proyecto (ej. El ciclo de proyecto puede incluir los pasos desde prospecto a contrato; el ciclo de servicio puede incluir los pasos de Instalación a aceptación del cliente).

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                               Figura 5. Ventana Ciclo de Proyecto 

En esta ventana se definen los pasos o subgrupos de las fases de las cuales se desea obtener un reporte, en otras palabras la pestaña Ciclo de Proyecto identifica las etapas o estados de los múltiples proyectos que desee que le presente un informe comparando las etapas concretas en que se encuentran.

2.2.1. Paso El paso del ciclo determina la secuencia lógica de los eventos dentro del ciclo. Es el campo común de las fases similares del proyecto que hacen diversos tipos del proyecto comparables.


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                               Figura 6: Ventana Ciclo de Proyecto, Pestaña Paso 

Seleccione una secuencia que indique el orden de los pasos. Un Nombre que lo identifique.

El Peso Relativo permite ajustar el reporte de ciclo de proyecto basándose en probabilidades. Por ejemplo, si para cerrar un contrato tiene una posibilidad de 1/10 cuando está en la etapa de prospecto y una posibilidad de 1/2 cuando está en la etapa de contrato, se puede colocar los valores 0.1 y 0.5 en estos pasos.

2.2.2. Fase del Ciclo


La pestaña Fase del ciclo permite relacionar un paso del ciclo con una fase de un proyecto.

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                                Figura 7. Ventana Ciclo de Proyecto, Pestaña Fase del Ciclo

Los productos para todas las Fases serán acumuladas cuando se informe este Paso. Esto le permite incluir fases de diferentes proyectos y compararlas.

2.3. Proyecto

Esta ventana es usada para definir los proyectos que serán monitoreados por medio de documentos de la aplicación (Ej. Ordenes). Los proyectos tienen fases y tareas definidas o utilizar tareas estándar predefinidas.

La pestaña de Proyectos (Figura 8) es usada para definir el valor; nombre y descripción de cada proyecto. También define y hace seguimiento a los totales asignados; comprometidos y usados.

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                               Figura 8. Ventana Proyectos, Pestaña Proyecto

En esta ventana debemos definir un Nombre, Descripción para el proyecto. Se debe seleccionar un valor para Nivel de Línea. Los posibles valores son Proyecto, Fase o Tarea. Dependiendo de este valor se define el nivel de detalle que se utilizara para este proyecto y también se habilitaran las correspondientes pestañas (En la Figura 8 aparecen con una ‘x’ las que están inhabilitadas)

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                               Figura 9: Ventana Establecer Tipo de Proyecto

Hacer clic en botón Establece Tipo de Proyecto para copiar las fases y tareas estándar definidas en un Tipo de proyecto (Ver Figura 9).

Luego de seleccionar el tipo de proyecto se copian las fases estándar correspondientes. Entonces debemos seleccionar una Fase Estándar.

Ingresamos una Fecha del Contrato y Fecha de Terminación. y a demás ingresamos en el area de referencia la información necesaria para cuando se vaya a crear la orden para el proyecto.

Ingresar un Total Planeado, Cantidad y Margen.

El grupo de campos Historia, se actualiza con las facturas que se creen para el proyecto.

Hacer clic en el botón Crear Orden para generar una Orden para este proyecto. Si la fase tiene productos entonces estos se utilizaran sin importar si las tareas también tienen asignados productos. De otra forma se seleccionan los productos registrados en las tareas.

2.3.1. Línea de Proyecto

Esta ventana define todos los productos asociados con el proyecto actual.

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                               Figura 10. Ventana Proyecto, Pestaña Línea de Proyecto 

Se deben ingresar valores a los campos Producto, Categoría de Producto, Precio Planeado, Cantidad Planeada, Total Planeado, Margen Planeado.

El campo Total comprometido es independiente del total planeado, usted usaría el total planeado para su estimación realista; esta podría ser mayor o menor que el total comprometido. Y la cantidad cometida es independiente de la cantidad planeada. Usted utilizaría la cantidad planeada para su valoración realista, que puede ser más alta o baja que la cantidad cometida.

Los campos Cuenta Facturada, Cantidad Facturada, Orden De Venta, Orden de Compra serán actualizados desde Factura, Orden de Venta, y Orden de Compras cuando estos documentos referencien al proyecto actual. El campo Asunto del Proyecto será actualizado cuando se publique líneas del proyecto.

Para el nivel de línea Proyecto solo están habilitadas estas dos pestañas. Para Tipos de proyectos de Orden de Trabajo se activan las pestañas Fases y/o Tareas.

2.3.2. Fase

Si el tipo de nivel de línea es Fase entonces se habilitan las pestañas Fase y Línea de Fase. Dependiendo del tipo de proyecto seleccionado se copiaran las fases estándar correspondientes.


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                                Figura 11. Ventana Proyecto, Pestaña Fase

En esta ventana debemos escribir un Nombre. Seleccionar la casilla de verificación Completo si la fase esta completa. Seleccionar para el campo Regla de Factura uno de los siguientes valores: Cantidad Comprometida, Cantidad del Producto, Ninguno, Tiempo máximo de material y Tiempo comprometido o Tiempo de Material.

Registrar el total planeado, para representar la cantidad planificada a ser facturado por esta fase.

Hacer clic en el botón Generar Orden si desea generar una orden de venta para esta fase.

3 Relacionar Ordenes de Compras con Proyectos

Una vez definidas las líneas de Proyecto, Fases y / o tareas de un proyecto se puede crear órdenes de compra que referencien a este proyecto.

Para crear una orden de compra de este Proyecto, haga clic en Generar OC para proyecto en el menú principal.


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                                Figura 12. Generar OC para proyecto


Seleccione un proyecto específico y dejamos en blanco el campo Línea del Proyecto para usar todas las líneas del proyecto. Además podemos seleccionar la opción Consolidar en un Documento para crear una única OC para todos los productos. Presionamos Comenzar para crear la orden.

La Orden de Compra creada puede ser procesada como cualquier otra Orden de Compra.

4. EDICIÓN DEL PROYECTO

Durante la ejecución de un proyecto puede que se compren productos, servicios o recursos especialmente para este o bien que se tomen del inventario existente. El uso de recursos en el proyecto puede seguirse mediante informes de gastos. En esta ventana podemos ingresar las ediciones del proyecto que sean pertinentes.

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                               Figura 13: Edición del Proyecto

Edicion de Material desde un Recibo de material se registra con el precio de la OC.

Edicion de Material desde Inventario se registra con el Precio de Costo por Defecto.

Una edición de Recurso desde un Reporte de Gastos se registra con el valor del Gasto.

Debemos seleccionar:

El proyecto al cual se quiere hacer referencia.

Un registro de Entrega/Recibo si se va a hacer referencia a una Orden del proyecto.

Un Informe de Gasto si es un Recurso que se esta usando en el proyecto.

Una Línea de Proyecto para llenar. Si no se selecciona una línea de proyecto, entonces se creara una nueva.

Seleccionar el producto a ser registrado, con la cantidad y atributos (si los tiene)

5. Informes Relacionados con la Gestion de Proyectos

Líneas del Proyecto No Publicadas: Lista las Líneas del Proyecto (Para proyectos de tipo Orden de Trabajo o Proyecto Activo) donde las líneas no hayan sido publicadas.

Posición del Proyecto no Publicada:' Lista las líneas de Proyecto las cuales generan órdenes de compra (para proyectos de tipo Orden de trabajo o Proyecto de Activos) que no han sido publicadas.

Margen del Proyecto (Orden de Trabajo): El informe del margen del proyecto para las órdenes de trabajo compara las líneas de proyecto (rédito previsto) contra las ediciones del proyecto (esfuerzo y los costos reales). La cantidad del margen es calculada restando los costos (edición) del rédito (línea). Los costos están en el actual esquema contable - Las líneas están en la actual lista de precios del proyecto.

Reporte de Ciclo de Proyecto: Reporta las fases comunes de un ciclo de proyecto por pasos/fases. Toda la información del informe es cargada de acuerdo al peso relativo del paso del ciclo y convertida a la moneda del ciclo del proyecto (por ejemplo para el reporte de las ventas). Los proyectos debe tener un tipo, una fase y una moneda definidos. La fase se debe asignar a un paso del ciclo.

Informe Detallado del proyecto de Contabilidad: Informa el detalle de la contabilidad del proyecto.

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