XV. Manual de Devoluciones usando RMA.

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1. Autorización de Devolución de Materiales ADM (RMA)[edit]

El proceso de devoluciones, que involucra devoluciones al proveedor y devoluciones de clientes, en Adempiere inicia desde la creación de la Autorización de Devolución de Materiales RMA, posteriormente se realizan los recibos y entregas de materiales, y finalmente se generan las notas de crédito y debito respectivamente. La ventana ADM (RMA) se ubica en el menú de Adempiere en Ventas (Cotización a Factura) ->Entregas. Además debe definirse un tipo de ADM, que se lleva a cabo desde la ventana Tipo ADM (RMA) en esta misma ubicación.

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                         Figura 1.  Menú Adempiere

Al hacer clic sobre el icono Tipo ADM (RMA) que se muestra en la figura 1, se despliega la ventana que se muestra en la figura 2. Es necesario definir el tipo de devolución desde el campo Nombre. Además debe definirse la Compañía y organización. El resto de la información es opcional. Los tipos de devolución podrían referirse a las razones por las cuales se está llevando a cabo la devolución, por ejemplo: Dañados, Productos Errados, etc.

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                         Figura 2.  Tipo ADM (RMA)

Las autorizaciones de devolución de material se realizan desde la ventana ADM (RMA) que se muestra en la figura 3. En la pestaña ADM (RMA) se suministra la información general de la autorización, se suministra un nombre a la autorización desde el campo Nombre, desde el campo Tipo de documento se selecciona el tipo de documento que se va a utilizar según su propósito están:

MM Vendor Return: al escoger este documento se está indicando que es una devolución al proveedor, indica que se va a generar una nota debito a partir de este proceso

MM Customer Return: este documento indica que se recibirán devoluciones de un cliente, indica que se va a generar una nota debito de este proceso.

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                         Figura 3.  ADM (RMA)

Una vez se ha escogido el tipo de documento, de acuerdo al proceso que se va a llevar a cabo (devolución de cliente, devolución a proveedor) es necesario suministrar información acerca del envió o despacho sobre el cual se va llevar a cabo la devolución.

Luego se asocia la orden de Entrega o Recibo sobre la cual se va a efectuar la devolución. Al hacer clic sobre el botón del campo Envió/Recibo se despliega la ventana Información de Despacho que se muestra en la figura 4. Si la orden es de entrega deberá estar seleccionado el campo Transacción de Ventas, de lo contrario no se marca.

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                         Figura 4.  Información de Despacho

Una vez se ha configurado la información necesaria para la devolución, incluida la orden de entrega/ recibo se debe configurar los productos y la cantidad que se va a devolver. Esto se hace desde la pestaña Línea ADM (RMA), esta ventana se muestra en la figura 5.

En el campo Línea Entrega/Recibo se escoge la línea de la orden de entrega o de recibo de la cual se va a hacer la devolución. En el campo Cantidad se configura la cantidad de producto que se va a devolver

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                         Figura 5.  Información de Despacho

Una vez se ha configurado la información de la línea ADM (RMA) se debe hacer clic sobre la pestaña ADM (RMA) para completar el proceso haciendo clic sobre el botón Completar, como se indica en la figura 6.

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                         Figura 6.  Proceso Completar ADM (RMA)


2. Devolución de Cliente[edit]

Cuando se está llevando a cabo el proceso de devolución de un cliente, una vez se ha realizado la autorización de devolución de materiales ADM (RMA), es necesario recibir el material por parte de los clientes, para poder cargarlo nuevamente al inventario (se recomienda utilizar un almacén especifico para devoluciones), y generar la Nota Crédito.

La recepción de los productos se lleva a cabo desde la ventana Recepción de Productos en el menú de Compras, como se indica en la ventana que se muestra en la figura 7.

Es necesario escoger en el campo Tipo de Documento la opción MM Returns.

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                         Figura 7.  Proceso Completar ADM (RMA)

Además debe seleccionarse el tercero, para este campo hay que verificar que se esté escogiendo el cliente de quien se va a recibir el producto, para lo cual no debe estar marcada la opción Solo Proveedores de la ventana Información de Tercero, que se muestra en la figura 8. Esta ventana aparece una vez se ha hecho clic sobre el botón de la ventana Recepción de Productos.

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                         Figura 8.  Información del Tercero 

Una vez se ha seleccionado el cliente, debe seleccionarse la autorización de devolución de materiales que se ha realizado (procedimiento explicado en el ítem 1), haciendo clic sobre el botón crear desde que aparece en la figura 7 se despliega la ventana que aparece en la figura 9.

Es necesario seleccionar el tercero, y el almacén donde se va a ubicar, en los campos Tercero y Ubicación respectivamente. Desde el campo ADM (RMA) se debe seleccionar la Autorización de devolución de Material, por último se hace clic sobre el botón OK.

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                         Figura 9.  Información del Tercero 

Luego se debe verificar desde la pestaña Líneas de recibo los productos y las cantidades que se van a devolver como se indica en la figura 10.

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                         Figura 10.  Pestaña Líneas de Recibo  

Una vez se ha diligenciado la orden de recibo de material, debe hacerse clic sobre el botón Completar que se indica en la figura 7.

Ya se ha generado el recibo, ahora debe generarse la nota credito, para lo cual se debe hacer clic sobre el botón Generar Facturas desde Recibo, de ahí se despliega a ventana que se muestra en la figura 11, donde debe seleccionarse la lista de precios y el numero de documento de la factura, finalmente se hace clic sobre el botón OK.

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                         Figura 11.  Generar Facturas desde Recibo   

Una vez se ha creado la nota de crédito se indica en la parte inferior de la ventana de Recibo el código del documento, como se indica en la figura 12.

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                         Figura 12.  Código Nota De Crédito Generada

La nota de crédito generada se puede visualizar desde el Menú Ventas ->Facturas y C x C (Cliente), como se indica en la figura 13. Se debe verificar la información cargada en este documento y el tipo de documento, que será AR Credit Memo, por último se debe completar la factura.

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                         Figura 13.  Facturas y C x C (Cliente)

3. Devolucion a Proveedores[edit]

Para las devoluciones a proveedores debe llevarse a cabo el proceso de entrega de materiales y la generación de las notas débitos. Esto se realiza siempre y cuando se haya generado la autorización de devolución de material (explicado en el capítulo 1).

Las entregas de los materiales se realizan desde el menú de Ventas -> Entregas -> Generar Despachos (manual), como se indica en la figura 14. Es necesario configurar el Almacén del cual se va a realizar la entrega, el tipo de documento debe ser Proveedor RMA, se despliegan los RMA y se escoge sobre el cual se va a hacer la devolución. Finalmente se hace clic sobre el botón OK.

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                         Figura 14.  Generar Despachos (manual)

En la pestaña Generar que se indica en la figura 15 se muestra el codigo la orden de entrega generada, la cual se verifica en la Ventana de Entregas en el Menú de Ventas.

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                         Figura 15. Pestaña Generar

Finalmente se decide imprimir o no, en la ventana que se muestra en la figura 16.

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                         Figura 16. Imprimir Entregas

Las notas debito se realizan desde el menú de Ventas -> Facturas-> Generar Facturas (manual), como se indica en la figura 17. Es opcional configurar la organización y el tercero, el tipo de documento debe ser Proveedor RMA, se despliegan los RMA y se escoge sobre el cual se va a hacer la devolución. Finalmente se hace clic sobre el botón OK.

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                         Figura 17. Generar Facturas (Manual)

En la pestaña Generar que se indica en la figura 18 se muestra el codigo de la Nota Debito generada, la cual se verifica en la Ventana de Facturas CxC (Proveedor) en el Menú de Compras.

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                         Figura 18. Generar Facturas (Manual)

Finalmente se decide imprimir o no, en la ventana que se muestra en la figura 16.